Toen ik vorige maand een Engelse taaltraining volgde, werd me nog eens duidelijk hoe direct wij Nederlanders in onze communicatie zijn. Engelsen hebben een heel beleefde manier van (zakelijk) communiceren. Zij ervaren ons doorgaans dan ook als nogal ‘blunt’.

Over het algemeen zeggen wij Nederlanders ook in het zakelijke verkeer dus gewoon waar het op staat en is er weinig ruimte voor ruis. Over het algemeen, ja. Want als jouw manier van communiceren minder direct (veel ‘Engelser’) is, dan zal je merken dat je niet altijd ‘gehoord’ wordt. Daarom is het handig om een paar praktische tips te hebben om dit te voorkomen. Zeker als je in Nederland woont en werkt; een land waar assertiviteit en weerbaarheid tegenwoordig met de paplepel worden ingegoten.

Hier volgen 4 tips die je direct kunt toepassen:

Tip 1: Niet vragen, maar zeggen!

Vaak hoor ik mensen zeggen dat ze kiezen voor de vragende vorm, omdat dit vriendelijker lijkt. Deze mensen zijn echter vaak van nature al vriendelijk. Door te vragen in plaats van te zeggen, stuur je dus op iets wat er al voldoende is. Hierdoor kom je minder krachtig over. Met name de meer directieve mensen (zie model) zullen jouw vraag veel opener ontvangen dan jij wil. Hiermee loop je het risico niet je doel te bereiken. Een bijkomend nadeel is dat mensen die enige mate van sensitiviteit bezitten, waarschijnlijk proeven dat je een mening hebt, in plaats van dat je iets vraagt. Dit zorgt er dan weer voor dat de communicatie met jou als minder transparant ervaren wordt. Met andere woorden: ZEG, wat je wilt zeggen!

Tip 2: Was je het of ben je het?

Doe je verzoek in de juiste tijd. Opnieuw vanuit bovenstaande ‘vriendelijkheidsgedachte’ hoor ik vaak dat mensen een verzoek in de verleden tijd doen: “Ik WAS van plan om vrij te nemen” Of, “Ik WILDE vragen of dat akkoord is.” Met andere woorden, nu niet meer... Twee voorbeelden waarin de ontvanger meer ruimte krijgt dan jij waarschijnlijk wil. Zeg liever: “Ik BEN van plan om dan vrij te nemen” en “Ik WIL vragen of dat akkoord is.” Of, nog krachtiger: “Ik BEN dan vrij” en “Ik WIL hier een akkoord voor”. Kies zelf de formulering die het beste bij je past, maar gebruik in elk geval de tegenwoordige tijd!

Tip 3: Sluit aan op je gesprekspartner

Kijk wie je tegenover je hebt. Door goed in te schatten wat de communicatiestijl van je gesprekspartner is, kun je je ‘tone of voice’ aanpassen. Heeft iemand een meer vriendelijke stijl, dan is een vraag vaak wel voldoende om iets gedaan te krijgen. Is de ander echter meer directief (wellicht noem jij dit ‘dwingend’ of zelfs ‘agressief’), dan zullen de eerder genoemde tips een voorwaarde zijn om je boodschap over te brengen. Hoe hoger in de boom van een organisatie, hoe groter de kans dat je mensen met een directieve stijl tegenkomt. De directief houdt van duidelijke taal én wil graag zelf kunnen kiezen. Kom dus met meerdere opties met heel zakelijk de voor- en nadelen op een rij. Wil je zelf meesturen in de beslissing? Dan kun je altijd nog de voordelen van jouw keuze benadrukken en de nadelen ervan afzwakken.

Tip 4: Gebruik geen twijfeltaal

“Eigenlijk ben ik aan het lijnen” Hoor je dit anderen wel eens zeggen? Wanneer zeggen ze dit? Juist, als ze iets nemen wat NIET goed is voor de lijn. Het woord ‘eigenlijk’ geeft opnieuw onbedoeld veel ruimte. Zeg dus niet: “eigenlijk heb ik geen tijd.” Dat impliceert namelijk dat je er misschien toch wel tijd voor kunt/wil vrijmaken. Hetzelfde geldt voor formuleringen als ‘in principe’, ‘best wel’, ‘een beetje’ en ‘hopen’. Laat afzwakkingen dus weg als je wil dat jouw boodschap wordt gehoord! Eigenlijk hoopte ik met het schrijven van dit artikel dat het je wellicht een klein beetje zou kunnen helpen. Denk je zelf ook niet? En nu krachtig: Ik ben ervan overtuigd dat bovenstaande 4 tips jou helpen om effectiever te communiceren.

Heel veel succes!

Gert van Grunsven | Trainer & Coach

gert van grunsven | trainer & coachGert van Grunsven werkte onder andere als leidinggevende en als personeelsmanager. Sinds 2000 is hij fulltime trainer en coach. Hij verzorgt allerlei trainingen gespreksvaardigheden: feedback, beoordelings- en functioneringsgesprekken, adviesgesprekken, verzuimgesprekken et cetera. Daarnaast is hij actief op het gebied van timemanagement, leidinggeven en persoonlijke effectiviteit. Ook coacht hij mensen op individuele basis en adviseert hij organisaties, bijvoorbeeld bij de inrichting van hun beoordelingssysteem.

“Ik heb liever dat je uit een training één of twee dingen uitkiest waarmee je echt aan de slag gaat, dan veertig dingen die je meteen weer vergeet.”

HeartMath

HeartMath

februari 2021

Ieder jaar als ik de cijfers hoor van hoeveel mensen in Nederland tijdelijk of zelfs permanent arbeidsongeschikt raken door stress gerelateerde ziekten schrik ik opnieuw. En natuurlijk heb jij net...

De juiste mate van assertiviteit in slechts 2 eenvoudige stappen

De juiste mate van assertiviteit in slechts 2 eenvoudige stappen

juni 2019

Assertiviteit; kun je dat leren? Enerzijds is dit nog maar de vraag en dat gaat zeker niet zonder slag of stoot, maar aangezien dat niet is wat maakt dat je dit artikel verder zult lezen, hou ik het er...

Het stille conflict

Het stille conflict

juni 2017

Als ik in trainingen aan deelnemers vraag wat voor hen de definitie van een conflict is, krijg ik regelmatig beelden terug die Syrië bijna tot een aangename vakantie bestemming maken. Conflicten...

Hoe maak je concreet waar jij voor staat?

Hoe maak je concreet waar jij voor staat?

juni 2017

BEKIJK DE VIDEO VIA TED.com Met inmiddels zo’n 30 miljoen views is de TEDtalk van Simon Sinek; ‘how great leaders inspire to action’ een van de meest populaire streams op het internet. Als je deze...

Hoe je in 5 stappen vaststelt wat jouw persoonlijke waarden zijn

Hoe je in 5 stappen vaststelt wat jouw persoonlijke waarden zijn

oktober 2016

Het politieke debat over normen en waarden leek na het aftreden van J.P. Balkenende wat naar de achtergrond te zijn geraakt; onder andere door treitervloggers, de verruwing van onze maatschappij en...

Presenteren TEGEN mijn publiek...

Presenteren TEGEN mijn publiek...

september 2016

Wanneer is het toch gebeurd dat ‘zenden’ een synoniem is geworden voor presentaties. Ik kom het té vaak tegen dat het doel van een presentatie lijkt om zo veel mogelijk informatie te droppen in zo’n kort...

Krachtig communiceren: 4 tips waardoor jij gehoord wordt!

Krachtig communiceren: 4 tips waardoor jij gehoord wordt!

september 2016

Toen ik vorige maand een Engelse taaltraining volgde, werd me nog eens duidelijk hoe direct wij Nederlanders in onze communicatie zijn. Engelsen hebben een heel beleefde manier van (zakelijk)...

Iedereen is onzeker!

Iedereen is onzeker!

september 2016

Als er iets is dat ons als mensen bindt, dan is het wel onzekerheid. Misschien voel jij je vaak onzeker en heb je bewondering voor mensen die zich als een haantje gedragen en altijd een stevig...

Feedback geven: de kunst van het verleiden

Feedback geven: de kunst van het verleiden

september 2016

Het geven van feedback blijft voor veel mensen lastig.. Als ik in een groep vraag: “Steek je hand op als je feedback wil ontvangen”, gaan aarzelend de handen omhoog. We realiseren ons wel dat we...

Effectief samen aan tafel

Effectief samen aan tafel

september 2016

Als trainer kijk ik regelmatig naar gespreksoefeningen. In elk gesprek gaan er dingen goed, maar zijn er ook verbeteringen mogelijk. Leerzaam voor de deelnemers en voor mezelf. Vaak zijn gesprekken...

Intent of the day

Intent of the day

september 2016

Met zijn boek Verdraaide Organisaties is Wouter Hart momenteel erg succesvol. Terecht, in mijn ogen. Zelf werd ik bijvoorbeeld vorige week geconfronteerd met een verzekeraar waar ik door een fusie...

Emoties horen niet thuis in gesprekken...!?

Emoties horen niet thuis in gesprekken...!?

september 2016

Wat is dat toch met het beeld van velen dat emoties niet thuis horen in gesprekken. Vaak hoor ik dat mensen hier ook de koppeling van ‘niet professioneel’ aan maken. Als je gesprekspartner je...