Gert van Grunsven

training & coaching

Effectief samen aan tafel

Als trainer kijk ik regelmatig naar gespreksoefeningen. In elk gesprek gaan er dingen goed, maar zijn er ook verbeteringen mogelijk. Leerzaam voor de deelnemers en voor mezelf. Vaak zijn gesprekken één op één, maar we voeren ook gesprekken waarin we samen met een collega tegenover ‘iemand van de andere partij’ aan tafel zitten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een acquisitiegesprek of een selectiegesprek. Juist in dit soort gesprekken zie ik een specifiek punt waar vaak winst te behalen valt: de rolverdeling tussen jou en je collega.

Wie doet wat?

Eén van beiden, laat ik hem voor het gemak Jan noemen, begint het gesprek. Op enig moment voelt de ander, die ik de naam Piet geef, zich ongemakkelijk. Piet heeft immers ook de behoefte om zijn toegevoegde waarde in het gesprek te laten zien. Zodra de sollicitant, klant of leverancier, Marieke, op Jan reageert, gebeurt het vaak dan vervolgens Piet één of meer vragen op Marieke afvuurt. Jan begint zich hierdoor op enig moment ongemakkelijk te voelen en het proces begint van voor af aan. Het zal duidelijk zijn dat dit niet de meest effectieve manier is om als collega’s samen een gesprek te voeren. Bovendien zal het gesprek op deze manier ook maar weinig diepgang krijgen.

Het komt regelmatig voor dat Jan en Piet vooraf niet afstemmen wie wat in het gesprek doet. Logisch dat beiden zich willen laten gelden, zodra ze aan tafel zitten. Daar kun je op wachten. En als er al een verdeling van de rollen is gemaakt, dan is dit vaak een indeling van wie bijvoorbeeld de inleiding doet en wie de rest. Op zich geen verkeerde verdeling, maar het kan veel handiger.

Vanaf de zijlijn

Vanaf de zijlijn, de positie die ik als trainer meestal heb, is het heel eenvoudig om te zien waarom in gesprekken of gespreksoefeningen iets wel of niet werkt. Doordat ik me dan niet actief met de inhoud van het gesprek hoef bezig te houden, lukt het goed om te kijken naar het proces tussen de deelnemers aan het gesprek. Het is meteen helder waarom als gevolg van het handelen van één van de gesprekspartners ‘de haren van de ander soms omhoog gaan staan’. Grappig genoeg geven de deelnemers vaak direct na de oefening al aan wat er mis ging. Hoe mooi zou het zijn om dit direct in het proces al te doen? Even stilstaan bij wat je hoort en ziet gebeuren, levert je namelijk ontzettend veel winst op.

 

Nu vergt het behoorlijk wat oefening om tijdens een gesprek het proces te analyseren. Zeker als je erg bij de inhoud betrokken bent. Maar als je toch de luxe hebt om met zijn tweeën in gesprek te gaan, maak dan een verdeling van rollen gebaseerd op de ‘vanaf de zijlijn’ beleving. Hiermee bedoel ik dus dat je één van beiden verantwoordelijk maakt voor de inhoud en de ander laat kijken naar het proces. Eventueel kun je dit per gesprekspunt nog afwisselen. Daarmee zet je één van beiden dus expliciet langs de zijlijn. Als Piet verantwoordelijk is voor WAT er wordt gezegd, kan Jan kijken naar HOE het gesprek verloopt. Is Marieke op haar gemak? Vermijdt zij het geven van concrete antwoorden? Of, gaat Piet te snel en geeft hij Marieke te weinig ruimte? Allemaal voorbeelden waarop Jan een interventie kan doen. Mijn ervaring in gespreksoefeningen is dat door deze verdeling te maken het gesprek veel beter loopt. En dat valt ook de deelnemers op.

Procesinterventies

Om het proces goed te kunnen analyseren is het natuurlijk belangrijk om te weten waar je op moet letten. Daarom deel ik graag enkele voorbeelden van procesinterventies die ik in de praktijk vaak zie en die je uiteraard zelf ook kunt toepassen:

  • Krijg je antwoord op je vraag? Goed luisteren is niet iedereen gegeven. En concreet formuleren ook niet. Voor je het weet wijkt een antwoord op de vraag van je gesprekspartner volledig af en krijg je niet de gewenste informatie. Zorg er dus als procesbewaker voor dat jouw collega een concreet antwoord op zijn vraag krijgt: ‘Is dat voor jou een antwoord op je vraag Piet?’
  • Vindt de ander het lastig om te reageren? Niet iedereen heeft dezelfde communicatiestijl. Soms heeft de ander bedenktijd nodig om een vraag of opmerking even te laten bezinken. Als iemand het lastig vindt om te antwoorden, reageer daar dan op: ‘Marieke, ik zie je worstelen. Wat heb je van ons nodig? Of, ‘Marieke, je mag er ook later op terugkomen als je dat fijn vindt.’
  • Wordt de tijd goed bewaakt? Meer dan eens lopen gesprekken uit. Niet handig als je een drukke agenda hebt en de volgende afspraak op je wacht. Zorg er daarom vanaf de zijlijn voor dat het gesprek voldoende wordt gestuurd en de tijd zo wordt gemanaged: ‘Gelet op de tijd lijkt het me goed om naar het volgende punt te gaan.’

Ik vertrouw erop dat je met deze indeling en bijbehorende voorbeelden van procesinterventies voldoende handvatten hebt om een effectieve rolverdeling in een gesprek toe te passen. Veel plezier en succes met het oefenen in de praktijk!

Gert van Grunsven | Trainer & Coach

gert van grunsven | trainer & coachGert van Grunsven werkte onder andere als leidinggevende en als personeelsmanager. Sinds 2000 is hij fulltime trainer en coach. Hij verzorgt allerlei trainingen gespreksvaardigheden: feedback, beoordelings- en functioneringsgesprekken, adviesgesprekken, verzuimgesprekken et cetera. Daarnaast is hij actief op het gebied van timemanagement, leidinggeven en persoonlijke effectiviteit. Ook coacht hij mensen op individuele basis en adviseert hij organisaties, bijvoorbeeld bij de inrichting van hun beoordelingssysteem.

“Ik heb liever dat je uit een training één of twee dingen uitkiest waarmee je echt aan de slag gaat, dan veertig dingen die je meteen weer vergeet.”

© Gert van Grunsven
All Rights Reserved. This site does not use any tracking cookies.